Un número de página existe para que alguien pueda decir «mira la 14»
Esa es toda la justificación, y es una justificación enorme. Sin numeración no se puede citar, no se puede corregir a distancia, no se puede reordenar un montón de hojas impresas que se han caído al suelo y no se puede decir en una reunión dónde está la cláusula que discutís. En cuanto un documento pasa de diez páginas o lo va a leer alguien que no eres tú, la numeración deja de ser un adorno.
El problema es que muchos PDF llegan sin ella: escaneos, documentos montados a partir de varias fuentes, exportaciones de presentaciones o archivos que alguien generó con prisa. Volver al programa original para rehacerlo no siempre es posible —a veces ni siquiera existe el original—, y ahí es donde tiene sentido numerar el PDF ya terminado.
Dónde colocar el número
Puedes elegir entre seis posiciones: arriba o abajo, y a la izquierda, en el centro o a la derecha. No son intercambiables, cada una tiene su contexto.
Pie centrado
Es la posición por defecto de casi cualquier norma de estilo y la que no falla nunca. Funciona igual de bien en pantalla que impreso, no compite con el texto y sobrevive a la encuadernación, porque el centro del pie no queda comido por las grapas ni por el canutillo.
Esquina inferior derecha
La elección clásica de la documentación profesional e informes largos. Al pasar páginas con el pulgar, el número aparece justo donde está la mano, así que localizar una página concreta es más rápido. Ojo si vas a imprimir a doble cara: en las páginas pares quedará en el borde interior.
Cabecera
Arriba tiene sentido cuando el pie ya está ocupado por notas al pie, un descargo legal o un logotipo. También en documentos que se consultan en pantalla haciendo mucho scroll, porque el número entra en el campo de visión antes.
«3» o «3 de 20»: no es lo mismo
La herramienta ofrece tres formatos y cada uno comunica algo distinto:
- Solo el número. Limpio y discreto. Es lo correcto en documentos que se van a leer enteros y de forma lineal: un libro, un dosier, un manual.
- Número y total, del tipo «3 / 20». Aporta un dato valioso: el lector sabe cuánto queda. En pantalla, además, permite detectar de un vistazo si falta alguna hoja.
- Formato completo, «Página 3 de 20». El más explícito y el que esperan muchos trámites. Es la forma de dejar constancia de que el documento está entero, algo que importa en contratos, expedientes y cualquier papel que se entregue por registro.
En el ámbito legal y administrativo, la referencia al total es prácticamente obligatoria: impide que se retire una hoja del medio sin que se note.
Portadas, anexos y documentos que no empiezan en 1
Aquí está el caso que más dudas genera. La convención académica y editorial es que la portada no lleva número, y a veces tampoco el índice ni la página de agradecimientos; la numeración visible arranca en la introducción.
Olcas numera todas las páginas del archivo que le des, así que la manera limpia de conseguir ese resultado es en dos tiempos: separa la portada con dividir PDF, numera el bloque de contenido y vuelve a montar el documento con unir PDF. El cuerpo del trabajo queda numerado desde su primera página y la cubierta, intacta.
El mismo truco sirve para los anexos que deben numerarse aparte, o para un documento que se entrega por partes y donde cada bloque necesita su propia cuenta.
Lo que suelen exigir las entregas académicas y administrativas
- Trabajos de fin de grado y máster: numeración obligatoria, normalmente en el pie, y portada sin numerar. Muchas normativas piden además que el número aparezca en todas las páginas, incluidas las de bibliografía.
- Escritos y pruebas documentales: paginación continua para poder citar «folio 27» sin ambigüedad. Aquí el formato con total es la opción sensata.
- Memorias y justificaciones de subvenciones: suelen exigir documento único, paginado y con el total visible, precisamente para verificar que no falta documentación.
- Manuales y dosieres para imprimir: numerar antes de mandar a imprenta evita el clásico desastre de encuadernar con las hojas cambiadas.
Cómo se dibuja el número, y por qué el archivo no viaja
Olcas trabaja con pdf-lib, una biblioteca de código abierto que edita la estructura interna del PDF. Se recorre el documento página por página, se calcula el texto según el formato elegido y el total real de hojas, y se dibuja en la posición indicada con un margen uniforme respecto al borde, alineando a izquierda, centro o derecha según corresponda.
Se añade una capa sobre el contenido existente: no se recomprime nada, así que el documento conserva su calidad, su texto sigue siendo seleccionable y sus enlaces siguen activos. Y todo ese cálculo lo hace tu propio equipo. El archivo se abre desde el disco, se procesa en la memoria de la pestaña y el resultado se te ofrece para descargar sin que ni un byte del documento haya cruzado la red.
¿Siguientes pasos? Muchos documentos numerados acaban pasando por marca de agua, recortar PDF o comprimir PDF antes de la entrega final. Tienes el catálogo completo en la página de herramientas.